Medisch incident management systeem voor het TT Circuit Assen. Van eerste melding op de baan tot overdracht aan ambulance of ziekenhuis.
[01] HET PROBLEEM
De medische dienst van het TT Circuit Assen, gastheer van onder andere de Dutch TT (MotoGP) en het World Superbike Championship, was op zoek naar een nieuw systeem voor de registratie van medische incidenten.
Het bestaande systeem was verouderd en voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd, zowel op het gebied van gebruiksvriendelijkheid als op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.
Er was behoefte aan een modern, digitaal systeem dat aansluit op hoe het medische team en Race Control in de praktijk werken, en dat voldoet aan de Nederlandse wet- en regelgeving voor medische gegevensverwerking.
[02] DE OPLOSSING
SAM is een webgebaseerd systeem dat het volledige proces van medische incidentregistratie digitaliseert tijdens race-evenementen. Van de eerste melding op de baan tot de overdracht aan een ambulance of ziekenhuis. Alles loopt door SAM.
Race Control en het medische team werken in hetzelfde systeem, met strikt gescheiden rollen en informatie. Operationele data blijft operationeel; medische data blijft medisch.
[03] HET PROCES
Vier stappen, één systeem. Race Control, het medische team en de overdrachtspartij zien elk precies wat ze nodig hebben. Niet meer, niet minder.
Locatie op het circuit, betrokken rijder, raceklasse en actieve sessie. Direct zichtbaar in het Medical Centre.
Patiëntgegevens aanvullen, ABCDE-triage uitvoeren, vitale waarden registreren. Eerdere dossiers automatisch opgehaald.
Letsels op de bodymap, medicatie en behandelingen met timestamp en zorgverlener. Volledig verloop zichtbaar.
Automatisch gegenereerd overdrachtsformulier in NL, EN of DE. Klaar voor ambulance, MMT of ziekenhuis.
[FEATURE]
Wanneer een rijder crasht of medische hulp nodig heeft, maakt Race Control in SAM een incident aan met de relevante context. Dat incident verschijnt direct bij het medische team.
[FEATURE]
Bij aankomst in het Medical Centre opent het medische team het incident en vult de patiëntgegevens aan. Eerdere dossiers worden automatisch herkend en gekoppeld.
[FEATURE 03]
Gestructureerde triage volgens de internationale ABCDE-systematiek. Elk onderdeel heeft gerichte invoervelden die aansluiten op hoe een arts of verpleegkundige daadwerkelijk trieert. Geen vrije tekstvelden, maar gestructureerde keuzes.
[FEATURE]
Tijdsgebonden registratie van bloeddruk, hartfrequentie, zuurstofsaturatie, ademhalingsfrequentie en temperatuur. Elke meting gekoppeld aan een tijdstip, zodat het verloop zichtbaar is.
[FEATURE]
Visuele bodymap waarop het medische team letsels markeert met type, ernst en locatie. Geeft direct overzicht, ook beschikbaar bij overdracht.
[FEATURE]
Registratie van toegediende medicatie en uitgevoerde behandelingen, elk met timestamp en de naam van de uitvoerende zorgverlener.
[FEATURE 07]
Bij overdracht naar een ambulance, MMT of ziekenhuis genereert SAM automatisch een overdrachtsformulier volgens het AMPLE-protocol. Omdat rijders en teamartsen in de internationale motorsport vaak niet Nederlandstalig zijn, wordt de PDF gegenereerd in Nederlands, Engels en Duits.
[FEATURE 08]
Werken met medische data vraagt om strikte waarborgen. SAM heeft de Nederlandse wet- en regelgeving voor medische gegevensverwerking ingebouwd in het systeem. Niet als bijgevoegd document, maar als werkende functionaliteit.
Inzage, correctie en wissing: als ingebouwde modules met deadlines en audit trail.
Met deadline tracking richting de Autoriteit Persoonsgegevens. Geen losse Excel meer.
Volledige logging van alle toegang tot en wijzigingen op patiëntendossiers: wie, wat, wanneer.
[FEATURE]
Hulpverleners kunnen alleen inloggen wanneer ze ook daadwerkelijk zijn ingeroosterd voor een dienst of evenement. Buiten het rooster is het systeem voor hen niet toegankelijk.
[10] GEBRUIKERSROLLEN
Strikt gescheiden rechten. Iedereen ziet alleen wat hij of zij voor de eigen rol nodig heeft. Race Control komt niet bij medische data, hulpverleners niet bij beheerstaken.
Volledige toegang tot alle medische dossiers, gebruikersbeheer, evenementconfiguratie, rapportages en audit logs.
ALTIJD TOEGANKELIJKBeheerdersrol voor de organisatie. Gebruikers, roosters, evenementen, AVG-modules en audit logs.
ALTIJD TOEGANKELIJKArtsen, verpleegkundigen en paramedici. Patiëntregistratie, triage, behandelingen en overdrachten.
ALLEEN INGEROOSTERDZeer beperkte rol. Incidenten aanmaken en rijders doorsturen naar het Medical Centre. Geen toegang tot medische dossiers.
OPERATIONEEL ALLEEN[NEXT_CASE / EIGEN_CASE]
Werk je in een omgeving waar processen, compliance en gebruiksgemak samen moeten komen? We denken vrijblijvend mee over de beste aanpak.